Digitalizzazione e dematerializzazione nelle imprese turistiche

Digitalizzare, eliminare la carta, quindi,dematerializzareè sempre più una necessità di primaria importanza nella gestione di un’impresa turistica.

Ricordo all’inizio della mia carriera nel settore ogni hotel aveva un locale adibito ad archivio e, mano a mano che gli anni passavano, la necessità di avere un locale archivio più grande cresceva.

Ricordo anche che la consultazione di quegli archivi avveniva raramente e, quando accadeva, era una caccia al tesoro.

In maniera del tutto naturale iniziai a chiedermi se fosse realmente necessario accumulare tutte quelle carte. Al di là di pochissimi obblighi di legge, il resto dei documenti eranoconferme di prenotazioniche venivano conservate insieme ai documenti fiscalida esibire in caso di contestazioni. Iniziai a far notare che il “contratto alberghiero” altro non era che la corrispondenza avvenuta tramite e-mail, quindi, bastava conservare l’e-mail. Inoltre, le fatture venivano stampate tramite unPMS(Property Management System), quindi si potevano facilmente recuperare direttamente dal software.

La difficoltà più grande da affrontare quando si decide di dematerializzare sono leabitudini dei collaboratori. Proposi dismetterla di stampare le prenotazionie di creare dei PDF da conservare sul PC.

Questa soluzione, a mio avviso, aveva ed ha notevoli vantaggi. Prima di tutto ilrisparmio di cartacon conseguentesalvaguardia dell’ambiente. Archiviando su server tutte le prenotazioni queste potevano essereconsultate da qualsiasi luogomentre quelle cartacee dovevano essere consultate sul posto. Inoltre, si risolveva uno dei problemi più elementari, cioè losmarrimento della praticache mandava tutti in panne. Sovente la pratica veniva ritrovata, a fine stagione, dietro qualche mobile, ma, intanto, tutti si erano incolpati a vicenda per la scomparsa.

Il primo muro che trovai di fronte è stato, per l’appunto, l’abitudine dei receptionist disegnare a penna tutte le note inerenti quella prenotazione. Feci notare che bastava utilizzare il campo “note” delgestionale alberghieroche fino a quel momento non veniva utilizzato. Ci vollero anni prima di riuscire a far percepire tutti i vantaggi per il proprio lavoro.

Nessuna pratica persa, nessuna nota persa, tutto in un solo file PDF che poteva essere integrato con le nuove e-mail in modo da tenere tutto in ordine ed accessibile 24h da qualsiasi luogo ove si fosse scelta l’opzione di salvare l’intero archivio in cloud. Inoltre, nel caso anni dopo doveva essere ricercata una prenotazione, bastava utilizzare la funzione cerca ed inserire una parola chiave.

Mi rendo conto che alcune cose possono spaventare, ma la paura spesso è data esclusivamente da termini nuovi. L’adozione di pratiche di gestione ottimizzate epaper-freeporta solo vantaggi, soprattutto per chi lavora nel reparto prenotazioni e frontdesk, ed un notevole risparmio economico.